Beschaffung für Gründer - so bauen Sie Ihren Fuhrpark auf

Überblicke verschaffen

Der erste Schritt dient der Zielsetzung. Was für Fahrzeuge benötige ich für mein Geschäftsfeld? Welche Ausstattung ist unbedingt notwendig? Brauche ich Dienstwagen, die nur von einer Person gefahren werden? Oder doch Poolfahrzeuge, die von mehreren Personen benutzt werden? Wer hier strukturiert und klar vorgeht, weiß, welche Themen relevant sind. Checklisten, die wichtige Aufgaben im Fuhrparkmanagement zusammenfassen, können dabei helfen. Ebenso lohnenswert sind Crash-Kurse im Fuhrparkmanagement.

Wichtige Aufgaben

Ein Fuhrpark muss nicht nur rechtlichen Bestimmungen genügen, sondern auch wirtschaftlich geführt werden. Vor der Beschaffung der Fahrzeuge stehen für das Fuhrparkmanagement wichtige Aufgaben an, die zügig geklärt werden sollten.

• Wer kümmert sich um die Beschaffung von Fahrzeugbriefen, Kaufverträgen, Leasingverträge, Kfz-Versicherungsunterlagen?
• Wer um kümmert sich um die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge?
• Wer übernimmt die Routenplanung für Poolfahrzeuge, checkt das Tankverhalten und führt die Fahrtenbücher?
• Wer ist verantwortlich für Führerscheinkontrolle der Fahrer und Einhaltung von Sicherheitsregeln?

Tipp: Am besten ist natürlich die Fuhrparkverwaltung aus einer Hand. Weil so alle relevanten Fragen bei einem Verantwortlichen zusammenlaufen. Je nach Größe der Fahrzeugflotte kann das Fuhrparkmanagement intern im Unternehmen erfolgen. Die andere Möglichkeit: Gründer beauftragen einen externen Dienstleister mit der Verwaltung des Fuhrparks. Das können Leasinggesellschaften oder die Fuhrpark-Abteilungen großer Automobilhersteller sein. Große Unternehmen delegieren das Fuhrparkmanagement besser an einen externen Dienstleister. Für Gründer reicht dagegen digitales Fuhrparkmanagement mit einer Software.

Passende Software für das Fuhrparkmanagement

Es soll zwar noch Unternehmen geben, die ihre Fuhrparkverwaltung mit Excel abwickeln. Doch das führt leicht zur Rechtsunsicherheit, Unübersichtlichkeit bis hin zur Gefahr des Löschens von Daten. Nur eine gute Fuhrparksoftware mit Flottenmanagement bietet Unternehmen eine Vereinfachung der Abläufe und die nötige Rechtssicherheit. Dazu zählen:

• Eine integrierte Führerscheinkontrolle
• Die Kostenkontrolle durch digitale Belegerfassung
• Rechtssichere Fahrtenbücher mit automatische Aufzeichnung von Fahrten 
• Die Routenplanung sowie Routendokumentation 
• Vollständige digitale Verwaltung aller Fahrzeuge

Fuhrpark kaufen oder leasen?

Diese Frage lässt sich wohl nur individuell beantworten, weil jede Firma andere Ansprüche hat. Eine Pauschalbeurteilung ist nahezu unmöglich. Vorteile beim Leasing sind die geringe Kapitalbindung und die Schonung der Liquidität. Nachteilig sind die vertraglichen Verpflichtungen, die sich daraus ergeben und der damit verbundene höhere Verwaltungsaufwand. Automobilhersteller und Leasinggesellschaften bieten maßgeschneiderte Angebote speziell für Fuhrparks, die zum Teil auch Dienstleistungen im Bereich Fuhrparkmanagement umfassen. Mittlerweile locken aber auch die Autobauer mit hohen Rabatten. Für Gründer, die ihren Fuhrpark erneuern oder erweitern wollen, kann das der entscheidende Grund sein, über einen Fahrzeugkauf nachzudenken. Letztlich muss diese Kalkulation jeder Gründer für sich selbst vornehmen.

Wurde die Entscheidung des Leasings für die Beschaffung getroffen, können Leasingstrategien entwickelt werden. Hier kann die Auswahl zwischen dem Multi-Sourcing und dem Single-Sourcing getroffen werden. 

Kosten des Fuhrparks

Neben laufenden Kosten für die Wartung macht die Versteuerung der Flotte einen erheblichen finanziellen Betrag aus. In der Regel versteuern Gründer den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Fuhrpark-Fahrzeugs mit der Ein-Prozent-Regelung oder dem Fahrtenbuch. Wird das Fuhrpark Fahrzeug allerdings zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, empfiehlt sich die Versteuerung mit dem Fahrtenbuch. Das gilt besonders für Poolfahrzeuge, weil diese nur für betriebliche Zwecke angeschafft wurden. Nur mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch lässt sich gegenüber dem Finanzamt die rein betriebliche Nutzung nachweisen. Sollte die Entscheidung auf die Fahrtenbuch Methode fallen, kann eine Fahrtenbuchsoftware in Betracht gezogen werden. Hier kann neben einer Desktopversion ebenfalls eine Fahrtenbuch App genutzt werden. 

Fuhrpark richtig versichern

Das wichtigste vorweg: Die Angebote am Markt ändern sich laufend, der Schutz für Firmenfahrzeuge sollte daher regelmäßig gegengecheckt werden. Daraus ergeben sich möglicherweise immer wieder bessere Konditionen als die bestehenden. Bereits ab drei Firmenfahrzeugen gibt es Gruppenverträge, die gleichzeitig Kostenvorteile bei den Versicherungsbeiträgen beinhalten. Grundsätzlich versichern Flottenversicherungen alle sämtliche Arten von Fahrzeugen – selbst Motorräder, Quads oder Pedelecs fallen darunter.

Dabei gilt immer: Je größer die Anzahl der Fahrzeuge, desto mehr Rabatte gewähren die Versicherungen. Aber auch kleine Firmen mit wenigen Fahrzeugen fahren mit einem Kleinflottentarif immer noch günstig. Denn bei Einzelpolicen fallen die Prämien der Versicherungen oft sehr unterschiedlich aus. Und trotzdem vertrauen besonders Unternehmen mit schlechter Schadenquote zuweilen auf die Einzelversicherung. Für Firmen mit durchschnittlichem Schadenverlauf ist aber die Flottenpolice unschlagbar. Außerdem sollte auf die Garantie und Gewährleistung geachtet werden, wenn es um die Beschaffung des Fuhrparks geht. 

Share on facebook Share on twitter Share on linkedin Share on pinterest