Verwaltung

Die Dokumentationspflicht im Fuhrpark

Hoang Tam Pham | 29.06.2023

Übernehmen Mitarbeiter einen Dienstwagen, steht für Fuhrparkmanager neben der Unterweisungspflicht auch die Dokumentation in vielen Punkten an. Damit diese auch rechtlich wasserfest ist, gilt es einiges bei der Ausführung zu beachten. Sowohl FahrzeughalterInnen wie auch FuhrparkmanagerInnen sind verpflichtet, für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu garantieren. Das ist besonders wichtig, weil sie selbst dann haften, wenn Verstöße auf das Fehlverhalten von FahrerInnen zurückzuführen sind. Im schlimmsten Fall bedeutet das: den Verlust des Versicherungsschutzes bis zu Geld- und Freiheitsstrafen für FuhrparkmanagerInnen und Geschäftsleitung. Was deshalb zu beachten ist, haben – das lesen Sie in diesem Beitrag.

Dokumentationspflichten sind wichtig

Es ist immer wesentlich, die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen jederzeit nachweisen zu können. Bei juristischem Ärger haben FuhrparkmanagerInnen so die entsprechenden Dokumente zur Hand, um eine zivil-, straf- oder öffentlich-rechtlichen Haftung zu vermeiden. Die Dokumentationsverpflichtungen folgen dabei als Schriftstück den eigentlichen Überwachungs- und Kontrollpflichten im Fuhrparkmanagement. Die Pflicht zur Dokumentation der durchgeführten Unterweisung ergibt sich aus DGUV Vorschrift 1 Paragraf 4 Nr. 1.

Führerscheinkontrolle

Fahren Mitarbeitende einen Dienstwagen und ist nicht im Besitz der erforderlichen gültigen Fahrerlaubnis, könnte dies strafrechtliche Folgen haben. Dem kann nur durch eine regelmäßige Führerscheinkontrolle begegnet werden, deren Durchführung zu dokumentieren ist. Die korrekte Erledigung der Kontrollen sollte in einem Formular, analog oder digital, erfasst und zur Fahrerakte gelegt werden. Diese Kontrolle lässt sich aber auch durch einen externen Dienstleister erledigen. Wichtige Punkte für die Dokumentation: Führerscheinkontrolle

Protokollierende Person angeben
Name der kontrollierten Person
Befund
das Datum der Ausstellung des Führerscheins,
die ausstellende Behörde,
die amtliche Führerscheinnummer,
die Fahrerlaubnisklassen
mögliche Einschränkungen und Auflagen

Mindestens zweimal im Jahr sollte laut Rat von JuristInnen die Durchführung einer Kontrolle erfolgen. Eine Regelmäßigkeit der Dokumentation liegt in der Regel dann vor, wenn ein Kontrollzyklus von mindestens drei Kontrollen innerhalb der letzten eineinhalb Jahre nachgewiesen werden kann.

Fahrerunterweisung

Geregelt wird die Unterweisung der DienstwagennutzerInnen nach Paragraf 12 ArbSchG. Auch sie muss zwingend schriftlich dokumentiert werden. Enthalten sollte die Dokumentation folgende Punkte:

Angaben zu Zeit, Ort und Inhalten
Durchführende sowie TeilnehmerInnen
Unterschrift der TeilnehmerInnen

Prinzipiell gibt es für die Aufbewahrung der Dokumentation der Unterweisung keine Aufbewahrungsfristen. ExpertInnen empfehlen jedoch, die Unterlagen bis zu fünf Jahre aufzubewahren.

Fahrzeugprüfung

Auch die Fahrzeugprüfung im Unternehmensfuhrpark muss gemäß Paragraf 57 DGUV Vorschrift 70 mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen erfolgen. Der Nachweis über den verkehrssicheren und arbeitssicheren Zustand des Fahrzeugs erfolgt nach DGUV Grundsatz 314-005 durch einen schriftlichen Prüfbefund. Das kann in einem Prüfbuch, einer Prüfkartei oder einem Prüfbericht festgehalten – und muss zu Kontrollzwecken archiviert werden. Folgende Punkte sollten in der Dokumentation enthalten sein:

Fahrzeug und Fahrzeughaltende
Hersteller und Modell
Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometer-Stand
Mängelbefunde und ob deren Behebung später erfolgt ist
Unterschrift der Prüfbefunde durch PrüferInnen und Unternehmen

Die Dokumentation der entsprechenden Prüfbefunde und -berichte kann eine Rolle spielen. Besonders im Rahmen der Enthaftung der ArbeitgeberInnen bei Arbeitsunfällen im Zusammenhang mit der Dienstwagennutzung und des Vorwurfs der Nichtvornahme der jährlichen UVV-Prüfung.

Datenschutz und Datenverarbeitung

Bei der Dokumentation im Fuhrpark sind gleich mehrere datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten:

die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
aber auch nach den Datenschutzgesetzen der einzelnen Bundesländer

Ebenso wichtig sind die allgemeinen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Regelmäßig besteht bei der Durchführung von Dienstwagenüberlassungsverträgen sowie bei der entsprechenden Entgeltabrechnung die Befugnis der ArbeitgeberInnen zur Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gem. Paragraf 26 BDSG. Dabei gehört zu den Fahrerunterlagen auch – soweit erforderlich – die schriftliche Einwilligung des Dienstwagenberechtigten in die Datenverarbeitung im Unternehmensfuhrpark sowie die sachgerechte Dokumentation der Einwilligungserklärungen. Vimcar Datenschutz

Datenschutz und Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten

Neben allen vorigen Verpflichtungen besteht zusätzlich eine eigenständige Dokumentationspflicht zur Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO). Dabei geht es darum festzulegen, welche Daten im Fuhrpark auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken verarbeitet werden – und wie lange sie aufbewahrt werden. Das gilt auch bei der Einschaltung von externen Dienstleistenden im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Auch in diesem Fall sind die entsprechenden schriftlichen Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung aufzubewahren.

Schutz der sensiblen Daten

Gleiche Datenschutz Richtlinien wie in einer Personalabteilung gelten bei der Dokumentation der Fahrendenunterlagen. Zugriffsbeschränkungen gibt es bei Führerscheinkontrolle: Nicht alle MitarbeiterInnen dürfen Einsicht in die Fahrendenakten und die darin enthaltenen Dokumente haben. Das sollte besonders den Mitarbeitenden des Fuhrparkmanagements erlaubt sein, die zur Ausübung ihrer Aufgaben die entsprechenden Unterlagen benötigen. In der Regel betrifft das zwei Gruppen von Personen: neben dem verantwortlichen FuhrparkleiterInnen auch die zuständigen FuhrparkmitarbeiterInnen bzw. Sachbearbeiter ohne Entscheidungsbefugnis im Rahmen von Paragraf 52 BDSG. Um die Sicherheit der Daten zu gewähren, gehören u.a. abschließbare Büros des Fuhrparkmanagements mit verschließbaren Aktenschränken zur Aufbewahrung der Fahrerakten. Auf der digitalen Seite wiederum passwortgeschützte Zugänge zu den elektronischen Fahrerakten. Die gleichen Spielregeln in Sachen Datenschutz gelten auch für externe Dienstleistende. Zugriffsrechte auf MitarbeiterInnendaten müssen auch dann eingeschränkt werden.