Digitalisierung

Digitales Fahrtenbuch als Mitarbeitenden-Bonus

Hoang Tam Pham | 18.04.2024

Benefits bezeichnen eine Reihe an Zusatzleistungen für angestellte Personen. Sie sollen die Zufriedenheit steigern und für Verbundenheit sorgen. Das gelingt etwa mit digitalen Fahrtenbüchern, die Mitarbeitenden deutliche...

Vorteile für Mitarbeitende

Alle Unternehmen profitieren davon, wenn motivierte MitarbeiterInnen gute Leistungen erbringen. Dazu benötigt es – außer ein paar Anreizen – in der Regel gar nicht so viel. Neben gesteigerter Arbeitsproduktivität stärken bestimmte Angebote zusätzlich die Bindung zum Unternehmen. ArbeitgeberInnen locken daher gerne mit Carsharing, E-Scooter und Mobilitätsbudgets als Motivationsinstrument für die private Nutzung. Da auf dem Arbeitsmarkt ein „War for Talents“ herrscht, lässt sich mit diesen Maßnahmen auch immer neue Mitarbeitende gewinnen. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf den Firmenwagen – und die private Nutzung. Häufig dürfen Mitarbeitende nämlich den Wagen privat nutzen. Frei nach dem Motto: Jederzeit mobil und flexibel – das Firmenfahrzeug als MitarbeiterInnenvorteil.

Privatnutzung des Firmenwagens als Benefit

Das Beste am Dienstfahrzeug ist für fast jede Person klar: Sollte es vertraglich nicht anders geregelt sein, dann ist die Privatnutzung bei einem Firmenwagen stets möglich. Letztlich stellt sich dabei nur noch die Frage, wie sich die privaten Fahrten berechnen lassen. Die gängigen beiden Methoden lauten: pauschal mit der 1-Prozent-Regelung oder individuell mit einem Fahrtenbuch. Doch die privaten von den dienstlichen Fahrten zu trennen, ist nicht nur aufwändig – es kostet auch viel Zeit. Hier hilft ein digitales Fahrtenbuch, das fast automatisch Protokoll über die Fahrten führt. Das lohnt sich besonders, wenn man den Firmenwagen wenig privat nutzt. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet alle Strecken exakt mit Datum, Uhrzeit, Grund und Anschrift auf. Der Vorteil: Wer den digitalen Helfer nutzt, reduziert seinen geldwerten Vorteil und muss weniger am Ende weniger versteuern.

Klarer Trend zum digitalen Fahrtenbuch in Fuhrparks

Die rechtlichen Organe – wie etwa das Finanzamt – gehen davon aus, dass jeder Firmenwagen regelmäßig auch für Privatfahrten genutzt wird. Um den geldwerten Vorteil steuerlich zu erfassen, entscheiden sich aber viele für die pauschale 1-Prozent-Regelung bei der Abrechnung. Sie ist einfach, aber lohnt sich erst, wenn etwa ein Viertel bis zur Hälfte aller Fahrten privat erfolgen. Bei weniger Fahrten verschwenden die NutzerInnen mit dieser Anwendung viel Geld. Entscheidet man sich aber für das Fahrtenbuch, benötigt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung großen Wert auf korrekte Angaben. Doch die Führung eines elektronischen Fahrtenbuches – gesponsert von der Firma – ermöglicht den exakten Nachweis der entstandenen Kosten fast von selbst. Dabei werden alle Daten einer Tour erfasst, die zur späteren Abrechnung wichtig sind. Welche Methode man wählt, gilt es im Einzelfall abzuwägen. Eine Faustregel lautet: Je öfter und länger die Arbeitnehmenden den Firmenwagen zu rein betrieblichen Zwecken nutzen, desto eher lohnt sich das Fahrtenbuch.

Elektronisches Fahrtenbuch: Organisations- und Sparwunder

Ist die Fahrtenbuchmethode günstiger, können ArbeitnehmerInnen sich über ihre Einkommensteuererklärung zu viel gezahlte Steuern vom Finanzamt zurückholen. Und das zahlt sich finanziell richtig aus, denn FirmenwagenfahrerInnen können mit dem digitalen Fahrtenbuch eine deutliche Steuerersparnis erzielen. Durchschnittlich sparen Vimcar Kunden 2.758 € pro Jahr. Ein schönes Plus für jeden einzelnen Mitarbeitenden im Unternehmen.

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Poolfahrzeuge – attraktiv für Mitarbeitende

Und wenn das Unternehmen die Möglichkeit der Benutzung von Poolfahrzeugen anbietet, um allen Angestellten trotzdem eine Mobilitätslösung für dienstliche Zwecke anbieten zu können, gibt es weitere Vorteile. Dabei handelt es sich um Fahrzeuge, die von mehreren Personen genutzt werden können. Mitarbeitende haben so eine attraktive Auswahl an Poolfahrzeugen. Sollte die private Nutzung des Poolfahrzeugs gestattet sein, ist nach BFH zwar die 1-Prozent-Regelung anzuwenden (Urteil 15.5.2002, Az: VI R 132/00; Abruf-Nr. 020755). Diese Regelung betrifft allerdings nicht mögliche berechtigte Nutzer. Schließlich ist der geldwerte Vorteil fahrzeugbezogen und nicht personenbezogen. Deshalb muss dieser zwischen allen Nutzern entsprechend der Nutzung aufgeteilt werden. Und da kann es komplizierter werden. Damit eine entsprechende Zuordnung der Fahrenden gewährleistet ist, ist das Führen eines digitalen Fahrtenbuchs immer empfehlenswert. Auch in diesem Fall lässt sich durch das Fahrtenbuch viel Geld sparen.

Bis zu 75 % Zeitersparnis bei der Fahrtenbuchführung

Das Schreiben eines traditionellen Fahrtenbuchs ist ganz schön zeitaufwändig. Einträge werden darum häufig vergessen oder unvollständig nachgetragen. Entscheiden Sie sich darum am besten gleich für das digitale Fahrtenbuch von VIMCAR. Unsere Kunden sparen nicht nur viel Zeit, sondern auch ø 2.758€ Steuern pro Jahr.

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